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公的研究費等の不正使用等に関する防止計画

(制定 平成24年 3月26日コンプライアンス委員会)
(見直し 平成26年 9月 2日コンプライアンス委員会)
(見直し 平成27年11月19日コンプライアンス委員会)

1.目的

 北海道医療大学(以下「本学」という。)は、公的研究費等の不正使用等のリスク要因を分析し、 適正な運営・管理体制を確立するため、防止計画を策定し、実施します。

2.基本方針

  1. 公的研究費等は、国民の税金を原資としています。研究者は不正使用等の重大性を認識し、ルールに従い適正な執行に努める責務を負います。
  2. 本学は、コンプライアンス推進方針に基づき、全ての研究者が本学の行動規範を理解し、遵守するよう取り組みます。
  3. 一研究者の不正使用等の問題は、本学全体の研究活動に深刻な影響を及ぼし、社会的責任が問われます。万が一発生した場合は、本学は断固たる姿勢で臨みます。

3.管理運営の責任体制

 本学の公的研究費等の運営・管理を適正に行うための責任体制は、以下の通りです。不正使用等防止のため全学で取り組む体制とします。

  • 最高管理責任者
  • 最高管理責任者は、公的研究費等に係わる最高責任を負い、学長をもって充てます。学長は研究費の不正使用等を防止するため、基本方針の策定や不正防止計画を推進し、統括管理責任者に対して必要な措置を講じます。

  • 統括管理責任者
  • 統括管理責任者は、事務局長をもって充て、最高管理責任者を補佐します。公的研究費等の運営・管理について具体策を策定し、全体を統括して運営・管理に責任を負います。実施状況について最高管理責任者へ報告します。

  • コンプライアンス推進責任者
  • コンプライアンス推進責任者は、各学部・研究所等の部局長、広報・教育事業部長及び経営企画部長とし、部局内のコンプライアンス教育及び研究費執行・管理責任を負います。不正使用の要因・背景を認識し具体策を実施し、不正使用が発生しないようモニタリングや研究者に改善指導を行います。実施状況について統括管理責任者へ報告します。

  • 防止計画推進部署
  • 防止計画推進部署は、広報・教育事業部 教育研究推進課及び経営企画部 財務課・管財課をもって充てます。不正使用が発生しないよう問題点を把握し、日常的にモニタリングを行います。合わせて研究者へその情報を提供し周知します。
    監査室は、教育研究推進課及び財務課・管財課と連携し、改善策の実行性を高める役割を担います。

  • 相談(苦情)窓口
  • 研究者からの使用上の問い合わせ、不明な点等の相談(苦情)窓口は、広報・教育事業部 教育研究推進課及び経営企画部 財務課・管財課とします。

  • コンプライアンス委員会
  • コンプライアンス委員会は、学校法人・大学の危機管理を統括し、危機管理への取り組み状況の把握や不正が起きた場合に対応します。不正が発生した場合、大学と連携して調査委員会を組成し、調査を行います。
    また、研究機関全体の視点から不正使用等の防止のため、不正使用等の防止計画を策定し、実施状況をモニタリングします。

    <コンプライアンス委員会の任務>
    1. コンプライアンスの推進に関する基本方針の策定
    2. コンプライアンスに係る啓発および教育研修 
    3. コンプライアンスに反する事案の調査および再発防止策の策定 
    4. リスク管理に関する事項 
    5. その他コンプライアンスの推進およびリスク管理に関する必要な事項
【公的研究費等の運営・管理の責任体制】
学校法人東日本学園
〇コンプライアンス委員会
不正使用防止計画の策定
〇監査室(理事長直轄)
内部監査・公益通報窓口
北海道医療大学

〇最高管理責任者(学長)
〇統括管理責任者(事務局長)



〇コンプライアンス推進責任者
(各学部・研究所等の部局長/広報・教育事業部長/経営企画部長)

〇防止計画推進部署(教育研究推進課・財務課・管財課)
研究費の使用、事務処理などの相談窓口

4.監査体制

 監査室は、公的研究費等の執行状況について定期的に内部監査を実施します。内部監査では、公的研究費等の運営・管理を適正に行うための責任体制の状況、公的研究費等の執行状況、不正要因への対応等に対して研究者等への面談や会計書類を調査します。指摘事項がある場合、管理責任者等に改善計画書の提出を求め、再度フォロー監査を実施します。合わせて情報の共有化を図るため、大学の評議会等の諸会議やホームページに内部監査の結果を公表します。

5.職務権限と責任の明確化

 事務職員は公的研究費等の適正な執行を確保しつつ、効率的な研究遂行を支援する立場です。研究現場と乖離しないよう定期的に使用要領を見直し、研究現場の要請を踏まえた効率的運用や円滑さに配慮して取り組みます。研究費の管理・契約・旅費・謝金の執行に関し、研究者と事務職員の業務を分担し、使用要領に職務権限を定め明確にします。

6.適正な運営・管理の基礎となる環境の整備

 公的研究費等は多岐にわたり使用ルールもそれぞれ異なります。会計ルールや行動規範の理解不足による不正使用を防止する観点から、以下の取り組みや環境の整備を行います。

  • 使用ルールや手続きに関する情報提供(HP掲載)
  • 科学研究費補助金説明会(年2回)
  • 学校法人東日本学園 北海道医療大学行動規範(HP掲載)

7.不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

 不正発生を未然に防止するため、不正発生の要因調査、不正使用等防止計画の策定と実施が重要であります。研究者へのアンケート調査及び面談並びに内部監査の結果を踏まえ、適正な運営・管理を促進するための環境の整備及び公的研究費等の適正な執行をするための対応策を策定します。

(1)適正な運営・管理を促進するための環境の整備
不正発生の要因と現状 不正使用等防止計画 具体的対応策
1.公的研究費等の使用ルールの理解不足。
・ルールと運用の実態が乖離
1.使用ルールの周知を図るとともに、研究費運用実態を把握し、必要に応じて改善を図る。
2.教職員に対する研究費に関する説明会、研修会等を実施し、使用ルール等の理解と浸透を図る。
3.相談窓口やHP・メール等を活用し、情報の提供を積極的に行い使用ルール等の理解を深める。
1.運用実態の調査は、アンケート調査や説明会等でのヒアリングを実施し、適切な指導・助言を行う。原因を分析したうえで必要に応じ対策を講じる。
2.「使用要領」は、明確かつ分かりやすく作成して、継続的に見直しを図る。
3.競争的資金等の運営・管理に関わる全ての構成員に説明会の出席を義務付ける。このため説明会を複数回実施し、全員が出席できる環境とし、欠席者へのフォローを行う。
(担当部署:教育研究推進課・財務課・管財課)
2.コンプライアンス・行動規範に対する理解不足。 コンプライアンス・行動規範の理解と浸透を図り、意識向上を図る。 競争的資金等の運営・管理にかかわる全ての構成員を対象として、コンプライアンスにかかる説明会を実施し、不正使用を行った場合の影響を周知する。
(担当部署:コンプライアンス委員会・監査室)
3.研究費を不正使用した場合の責任や意識の低下。

1.公的研究費等を適正に管理・執行するという意識の向上を図る。
2.研究費不正使用の重大性の理解と浸透を図る。

1.不正使用等を行った場合、個人へのペナルティーの他、関係研究者や大学へ深刻な影響を及ぼすことを教職員への啓発活動と周知を図る。
2.他大学の不正使用の事例等により、不正発生の要因の情報収集を行い、研究者へ不正使用のリスクについて周知する。
(担当部署:コンプライアンス委員会・教育研究推進課)
4.公的研究費等の繰越・返還等制度の理解不足。 公的研究費等の諸制度を周知し、不正使用を防止する。 単年度で研究費を使い切るという認識をあらため、効率的かつ計画的に研究費を執行するよう、引き続き指導・助言を行う。
(担当部署:教育研究推進課)
5.公的研究費等の多様化と資金管理要領の違いの認識不足。 公的研究費等の使用要領の充分な確認を行う。 1.科学研究費補助金、科学研究費基金等で運用が異なるため、研究者に分かり易い説明と周知を図る。
2.事務職員の専門知識を高めるため研修会等の参加、定期的なミーティング・情報交換等を実施する。
(担当部署:教育研究推進課・財務課・管財課)
(2)公的研究費等の適正な執行
不正発生の要因と現状 不正使用等防止計画 具体的対応策
(物品等の発注)
1.計画的な研究の遂行が難しいため、年度末に研究費の執行が集中する。

定期的に執行状況を確認し、執行状況の低い研究者に対し指導、喚起を行う。

執行率の低い研究者に対し、個別に研究進捗状況等のヒアリングを行い、必要に応じて、指導・助言を行う。
(担当部署:財務課)
2.単年度で研究費を使い切るという意識のもとで研究費を執行している。 単年度で研究費を使い切るという意識が不正使用の要因のもととなるため、適正な執行を行う。 公的研究費等の繰越・返還等、新たな制度も含め研究者に周知して助言を行う。
(担当部署:教育研究推進課・財務課)
3.検収制度の理解不足と検収漏れがある。 研究者に全ての物品を検収することについて、周知する。 全ての物品を検収対象とし、担当課が目視で確認を行うことを研究者に周知する。
(担当部署:管財課)
4.一業者に50%以上の物品の発注が偏る。 一業者に偏ることは、取引先業者との癒着というリスクがあるため、研究者に注意喚起と理解を求める。 1.発注者と取引業者の関係が緊密になり過ぎないよう発注状況のモニタリングを行い、研究に支障のない範囲で、複数業者からの購入について助言を行う。
2.取引先業者との癒着がないよう管理し、業者への注意喚起を行う
3.合い見積により購入の正当性を高める。合い見積りがない場合、研究者に理由書の提出を求める。
4.消耗品を除き20万円以上の機器備品については、事務局が発注する。
(担当部署:教育研究推進課・財務課・管財課)
(謝金)
1.勤務時間の管理が出勤表により日々行われていない。
2.作業従事者届の提出漏れがある。
3.作業従事者出勤表の記載事項の不備がある。
1.謝金の使用ルールの理解を深める。
2.作業従事者の業務内容と時間を厳格に確認する。
1.不定期に作業従事者と面談する。
2.出勤簿は、作業従事者が事務局に持参する。
(担当部署:財務課)
(旅費)
1.出張の用務内容が適切に記載されていない。
2.出張命令書の承認印等の不備がある。
3.出張後の報告書の提出漏れがある。
4.出張を証明する書類の不足。
1.旅費の使用ルールの理解を深める。
2.出張の用務内容及び領収書・証明書類を確認する。
1.研究者は、出張前に所属長の承認印を得る。
2.研究者は、宿泊先等が分かるよう領収書等を事務局に提出する。
3.研究者は出張終了後、出張の証明のため出張報告書を必ず提出する。
4.研究者は、外部者の出張について、依頼メールなどの証拠書類を提出する。
(担当部署:財務課)
(他の研究費との振替)
発注段階で支払い財源が特定されていない。
不正使用要因になることもあり、執行後、他の経費との振替を行わない。 振替により書類の不整合が生じることがあるため、財源の変更を認めない。変更する場合、研究者は理由書を提出する。
(担当部署:財務課・管財課)

8.研究費の適正な運営・管理

 物品購入に係る不正を防止するため、検収センター(管財課・学術情報課・心理科学課病院事務課・動物実験センターの5か所)を設置し、事務局担当者が全ての納品を検収します。
 また、不正な取引に関与した業者は、指名取り消し等の処分を行います。

【固定資産及び物品調達管理規程に基づく取引の停止の基準】

 次の各号の一に該当する業者に対しては、一定期間取引を停止し、又は事後の取引を認めないものと規定しています。

  1. 調査の際に虚偽の申告をしたと認められるもの。
  2. 見積り又は入札にあたり、談合等を行い、不利益を及ぼしたと認められるもの。
  3. 契約の履行に際し、故意に製造若しくは工事を粗雑にし、又は物品の品質、数量等に関し不正の行為があったと認められるもの。
  4. その他学園に不利益を及ぼしたと認められるもの。

9.公的研究費等を活用した研究活動の不正行為

 学術研究における不正行為は、公的研究費等を活用した研究活動において発表された論文、著書及び研究発表等の研究成果の中に示されたデータや研究結果等に関する下記の(1)~(4)に掲げる行為とし、不正使用とともに絶対に許されるものではありません。
 研究活動において、日々の研究内容を記録しつつ研究を進めることは重要な習慣であり、更に、論文等の形で発表した研究成果は、研究データを一定期間保存し、適切に管理・開示する必要があります。研究データを適切に管理・開示することは、不正行為の抑止や、万が一不正行為の疑いを受けた場合に自己防衛に資することのみならず、研究成果を広く科学コミュニティの間で共有する上でも有益であります。
 なお、科学的に適切な方法により正当に得られた研究成果が結果的に誤りであったとしても、不正行為にはなりません。また、故意によるものでないことが根拠をもって明らかにされた場合も不正行為にはあたりません。

(1) 捏造  存在しないデータ、研究結果等を作成する行為。 
(2) 改ざん データ、研究結果を真正でないものに加工する行為。
(3) 盗用  他の研究者のアイデア、分析・解析方法、データ、研究結果、論文又は用語を、 当該研究者の了解若しくは適切な表示なく流用する行為。
(4) 上記(1)~(3)以外の研究活動上の不適切な行為であって、科学者の行動規範及び社会通 念に照らして研究者倫理からの逸脱の程度が甚だしいもの
事例1)オーサーシップの在り方:研究成果の発表物(論文)の「著者」になる要件は、当該研究の中で重要な貢献を果たしていることである。例えば、研究の企画・構想、実験の遂行に本質的な貢献、論文の執筆、論文内容の説明ができる等、全ての要件を満たす研究者にオーサーシップが付与される。但し、これらの要件は研究分野によって幅の解釈があるので、各研究分野のコミュティの合意に基づき判断されるべきものである。
事例2)二重投稿の禁止:二重投稿とは、印刷物あるいは電子媒体を問わず、既に出版もしくは学術誌等に投稿中の論文と本質的に同一の内容をオリジナル論文として投稿する行為である。但し、英文で発表した論文の内容を改めて和文論文として発表することは、一定の条件のもとに許容している学会・学術誌もある。
事例3)利益相反:利益相反によって、異なる利害関係から研究に偏りが生じたり、教育活動に悪い影響が出たりする可能性がある。このため、利益相反が生じる可能性を持つ研究を遂行するに当たり、研究実施主体の明確化と研究成果の管理など適切に対応する必要がある。
不正発生の要因 不正使用等防止計画 具体的対応策
(研究倫理の低下)
1.研究活動の不正行為を行った場合の責任、研究倫理や意識の低下。
1.研究活動の不正行為に対する重大性の理解と浸透を図る。
2.研究倫理の意識の向上を図る。
1.本学の「研究に係る行動規範」の遵守と研究倫理教育・研修を実施し、指導、喚起を行う。
2.不正行為を行った場合、個人へのペナルティーの他、関係研究者や大学へ深刻な影響を及ぼすことを啓発活動と周知を図る。
(担当部署:コンプライアンス推進責任者)

10.情報の伝達を確保する体制の確立~通報窓口の設置

 公的研究費等の不正使用や研究活動の不正行為等に関する学内・外からの通報及び相談に対応するため、通報窓口を監査室とします。通報窓口に対する公益通報又は相談の方法は、電話、電子メール、書面又は面会とし、公益通報を行う場合は、必要事項(通報書)を通報窓口に連絡するものとします。必要に応じ通報の事案ごとに調査委員会を組成し、理事長が構成員を決定します。また、公益通報または公益通報に関する相談をしたことを理由として、解雇その他不利益な取扱いを行いません。

11.不正使用若しくは研究活動の不正行為発生時の危機管理体制

 研究不正使用若しくは研究活動の不正行為発生時の調査手続及び不正使用認定後の懲戒手続は、以下のとおりです。

(1)調査手続き

 不正の発覚は、内部通報や外部機関から指摘されるケースがあります。監査室では不正使用等の情報を入手した場合、学長(最高管理責任者)に報告します。

I.予備調査

 監査室は、学長と協議の上、速やかに第1段階(予備調査)として不正使用若しくは研究活動の不正行為の情報の確認のため、学長が指名する予備調査員とともに関連書類を精査し、ヒアリング等情報分析をします。不正行為の可能性、通報等の内容の妥当性、本調査の必要性等の予備調査の結果について、予備調査開始日から原則として30日以内に学長に報告します。
 学長並びにコンプライアンス委員長が協議の上本調査の実施を決定した場合、学長は通報者及び被通報者に通知し、調査委員会を組成します。
 本調査の実施をしない場合、理由を付して通報者及び被通報者に通知します。なお、予備調査の結果、当該通報等が悪意に基づく虚偽の通報等であると判断したときは、その内容について当該通報者のほか、通報者の部局長に通知すると共に、当該通報者に必要な措置を講じます。また、学長は、通知を受けた通報者から、調査結果について不服の申し立てがあったときは、必要に応じて再調査をします。

II.本調査

 本調査は、学長を責任者として学長が指名する学内関係者委員(統括管理責任者、コンプライアンス推進責任者等)及び外部専門委員(公認会計士等)を委嘱して正式な調査を開始します。被通報者との事実確認や弁明、取引業者の帳簿との突合など考えられる手法で調査します。調査中は被通報者の研究に係る研究費の支出を停止します。
 調査委員会は、当該調査結果の報告書を作成し、学長に報告し、学長は当該調査結果をコンプライアンス委員長に報告し、通報者及び被通報者に通知します。
 調査結果に不服がある場合は、通報者又は被通報者は、通知を受けた日から14日以内に、学長に不服申し立てをすることができます。学長は、不服申し立ての内容を精査し、必要に応じて調査委員会に対し、再調査を命じます。
 学長は、調査の結果及び不正要因を分析し是正措置や再発防止策を検討し、コンプライアンス委員長及び理事長へ報告します。また、学長は、中間報告及び最終調査結果を原則として210日以内に文部科学省等へ報告します。

III.不正者に対する罰則等

 不正受給者(本人及び研究分担者等)に対し罰則(応募資格停止:1年~10年)が科され、刑事罰も科されるケースもあります。「善管注意義務違反」として不正使用に関与していない場合でも研究資金の管理責任者としての責務が問われます(応募資格停止:1年~2年)。応募資格が制限された研究者については、原則研究者氏名を含め、当該不正の概要を文部科学省のHPにおいて公表されます。研究機関(本学)に対しは、不正使用額の返還及び間接経費の返還が決定されます。
 また、同様に研究活動の不正行為に関与した者等に対して科学研究費の交付除外期間が定められています(1年~10年)。
 本学の調査結果の公表にあたり、対象期間に本学に在職中であった異動者及び退職者を含むものとします。
*不正があった場合は、報道機関のインタビューや電話での問い合わせが考えられます。初動時の対応と記者会見等を含めスムーズな準備が求められます。

(2)不正使用若しくは不正行為認定後の懲戒手続き

 不正使用若しくは不正行為認定後、理事長は懲罰委員会を組成し、必要に応じ第三者(弁護士等)委員に委嘱します。委員会では調査結果の事実確認、本人からの弁明の聴取を行います。
 理事長は、就業規則に基づき最終処分を決定します。
 また、結果についてホームページや必要に応じ報道機関に公表します。

(3)収束後の対応

 コンプライアンス委員会は、不正要因を除去し、不正発生に係る抑止機能のある環境、体制の構築、強化を図ります。学長は、事件の経過・対応・今後の対策等について学内に公表し、使用要領の見直しを図り、公的研究費等の適正な使用について啓発活動を推進します。
 また、監査室は、適切な時期に次の事項を確認し、理事長及び学長に報告します。

  1. 法令違反行為が再発していないこと。
  2. 是正措置および再発防止策が十分機能を果していること。
  3. 公益通報を行った職員への不利益な取扱いがないこと。

12.不正使用等防止計画の見直し

 本公的研究費等の不正使用等防止計画は、継続してモニタリング等による不正を発生させる要因の把握とその検証を進めます。文部科学省からの情報や他の研究機関における対応等を参考として、必要に応じ不断の見直しを行うものとします。